En matière de gestion des ressources humaines, l’intérêt de la loi LRU réside essentiellement dans les responsabilités et compétences élargies énoncées aux articles 18 et 19. L’objectif est notamment de mettre en œuvre une politique RH prenant en compte la gestion pluriannuelle des emplois et de la masse salariale. La capacité des établissements à dégager des marges de manœuvre dépendra ainsi en grande partie de la qualité de la gestion des emplois et de la masse salariale.

En matière de paie, les établissements candidats à l’autonomie doivent opérer le choix entre les deux solutions qui s’offrent à eux aujourd’hui :

* soit la paie est confiée en "paie à façon" à la Trésorerie générale de rattachement de l’établissement

*soit la paie est gérée en interne, par ses agents et sur ses propres outils.

A cet égard, le "Cahier des charges établi en vue de l’élargissement des compétences des universités" élaboré par l’IGF et l’IGAENR précise que « le transfert sur le budget de l’université des crédits de personnel des enseignants-chercheurs, des enseignants et des BIATOSS ne doit pas mettre les universités dans l’impossibilité d’assurer de façon satisfaisante, pour des raisons d’ordre pratique ou financier, la paye de leurs agents. »

Pour les inspecteurs, la "paie à façon" apparaît comme une solution prudente.

La Trésorerie générale n’est plus alors qu’un prestataire de service, qui n’est plus en charge des contrôles. La fiabilisation des données et la sécurisation des procédures doivent s’opérer au niveau du ou des service(s) gestionnaire(s) et de l’agent comptable de l’établissement, sur qui est transférée la responsabilité comptable.

Le MESR a fait savoir qu’il privilégiait, en cohérence avec les préconisations des rapports d’audit "d’étendre la prestation de paye à façon proposée par la DGCP aux personnels des établissements d’enseignement supérieur ».

Depuis janvier 2008, un groupe de travail DAF/DGES/DGCP se réunit sur le sujet, afin notamment d’établir une convention de cadrage national. Cette option est présentée sous réserve que "la généralisation du recours à la paye à façon s’accompagne d’une amélioration sensible du produit" (actuellement la paie à façon pose quelques problèmes : cotisations non versées aux organismes sociaux pour certaines catégories de personnels, gestion des cotisations ASSEDIC, possibilité de calcul des charges patronales par l’établissement...) "afin de convaincre l’ensemble des établissements d’entériner ce choix, y compris ceux qui privilégient aujourd’hui le choix d’une paye réalisée en interne." Les universités souhaitent notamment conserver le niveau de traçabilité de leurs dépenses de personnel et donc celui d’un déversement automatisé de la paie, retracé selon les choix structurels des établissements. Or le logiciel des trésoreries générales ne permet pas ce suivi et une évolution de ce système ne semble pas envisagée par les ministères.

L’Agence de mutualisation des universités et établissements (AMUE) est chargée d’établir un cahier des charges décrivant les conditions d’une intégration des données issues de la paye à façon dans le système d’information financière, en les croisant avec celles provenant du SIRH (affectation, activités, financement du poste). L’objectif est de permettre une imputation ventilée, garantissant une traçabilité optimale, pour la gestion et le pilotage de l’établissement, par le déversement dans l’outil SIFAC.

Une fois opéré le choix de la solution paie, doit s’effectuer le choix du ou des outils de paie (GIRAFE, WINPAIE, PAPAYE existent actuellement pour la paie Etat et ASTRE pour la paie interne), et de la coexistence ou non entre une application pour la paie à façon des personnels nouvellement transférés et l’application de paie interne pour les personnels actuellement payés par l’établissement. Ce second choix implique de suivre 2 masses salariales, mais il évite le cas échéant une saisie dans l’application budgétaire et comptable (une interface permet par exemple le déversement automatique d’ASTRE vers NABUCO).

La responsabilité de la paie de l’ensemble des personnels de l’établissement étant transférée à l’agent comptable, il convient de définir des procédures de contrôle interne comptable et, si besoin, de réfléchir à l’organisation de la fonction RH au sein de l’établissement. Outre la sécurisation de la procédure paie, cette problématique concerne également la capacité de l’établissement à gérer de façon optimale sa masse salariale et ses emplois.

L’établissement doit enfin être en mesure d’établir un plan de trésorerie prévisionnel (pour déterminer quel sera le profil au cours du temps des dépenses de personnel qui, compte tenu des rythmes de versement des heures complémentaires et des primes, n’est pas identique d’un mois à l’autre) et être en mesure de suivre de façon infra-annuelle l’évolution de la trésorerie, afin d’éviter les incidents de paiement.

En la matière, plusieurs applications sont actuellement proposées :

WINPAIE, de la société CEGAPE, qui présente l’avantage de disposer d’un module de prévisions des dépenses : suivi des dépenses, extrapolation jusqu’à la fin de l’exercice, budget prévisionnel.

L’AMUE teste avec quelques universités (Poitiers, Montpellier 1, Paris 6 et les trois universités strasbourgeoises) l’application POEMS, pour le suivi de la masse salariale et des emplois. Le problème de la gestion de la masse salariale globale en suivant deux plafonds d’emplois (celui portant sur les emplois financés par l’État et fixé par lui et celui portant sur l’ensemble des emplois et fixé par l’établissement) se poserait pour le moment, de même que resteraient en suspens des questions comme le calcul des ETPT, la prise en compte des personnels non indicés, le traitement des charges patronales....

RHCassiopée de la société Quasar permettrait l’intégration des fichiers KA de la TG, ainsi que la récupération des données de Astre afin de permettre une consolidation des paies état et budget propre. Il serait également possible de l’interfacer avec Harpège pour récupérer les dossiers agents afin notamment d’établir le budget prévisionnel.