Le contrôle interne comptable (CIC)
dimanche 20 juillet 2008, par Webmaster
Objectifs : améliorer la qualité des comptes des établissements publics nationaux ; formaliser les procédures de gestion existantes.
Les enjeux du contrôle interne comptable (CIC) sont liés à la certification des comptes de l’Etat.
Le CIC "est l’ensemble des dispositifs organisés, formalisés et permanents, choisis par l’encadrement, mis en oeuvre par les responsables à tous les niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités financière et patrimoniale".
Le CIC n’est pas que du contrôle. Il s’agit de faire de la comptabilité un support d’information, un outil de gestion et un instrument de contrôle.
Il vise à assurer la conformité aux lois et règlements, l’application des instructions et des orientations fixées par la Direction, le bon fonctionnement des processus internes, la fiabilité des informations comptables et financières.
De façon générale, le CIC contribue à la maîtrise des activités, à l’efficacité des opérations et à l’utilisation efficiente des ressources.
En vue de la certification des comptes de l’Etat, la Cour des comptes émet 3 réserves concernant particulièrement le MEN et le MESR :
nécessité d’une mise en oeuvre effective du CIC
modalités d’enregistrement des interventions (subventions et bourses) à affiner
des lacunes importantes dans les comptes des opérateurs
Pour les universités et les établissements publics nationaux ( EPN ), certification et contrôle interne vont de pair ; le commissaire aux comptes examine par échantillonnage les opérations comptables. Il doit pouvoir s’appuyer sur un dispositif interne qui garantisse que le risque d’erreurs est acceptable.
Dispositif de maîtrise des risques :
synergie des objectifs / complémentarité des moyens
mesures permanentes de CIC / audit comptable et financier ( ACF)
Méthodologie :
• Organiser les tâches des acteurs
• Organiser les contrôles
• Tracer les opérations
• Documenter le CIC
Le MESR a établi des référentiels que les services déconcentrés et les EPN doivent s’approprier afin de les adapter à leur contexte particulier. Le MESR assure un suivi national pour enclencher la mutualisation des pratiques et permettre la valorisation des démarches auprès des partenaires extérieurs ( Cour des comptes, DGCP... ).
Les référentiels présentent un plan type :
description du processus
analyse des risques et plan d’actions
organigramme fonctionnel
Le processus « paie des enseignants du second degré dans EPP », de même que le processus paie en centrale ont été traités en vague 1 du plan de contrôle interne comptable.
Un rapport de l’Inspection générale des finances consacré à la gestion administrative et á la paie au ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche a pointé, en octobre 2006, des faiblesses dans la gestion de la paie des établissements d’enseignement supérieur.
La gestion des rémunérations dans l’enseignement supérieur fait l’objet de la vague 2 du plan de contrôle interne comptable, sous forme d’un référentiel consacré au processus paie des établissements.
Ce référentiel cible les risques identifiés et actions à mener sur les spécificités des établissements d’enseignement supérieur. Il s’agit d’un document support pour aider les universités à se « lancer », qui n’a pas valeur normative.
La priorité va à l’organigramme fonctionnel :
afin que le certificateur puisse auditer les circuits
renforcer la traçabilité de l’organisation
Il s’agit de retranscrire les procédures de manière détaillée, en permettant l’analyse et la représentation des tâches prises indépendamment les unes des autres dans le cadre d’un processus. Cela permet notamment d’identifier les responsabilités, de mettre en évidence les éventuels dysfonctionnements liés au déroulement de la procédure.
Le référentiel constitue une base de travail ayant vocation à être adaptée, qui va permettre d’identifier l’ensemble des acteurs présents sur une chaîne de travail, de tracer les tâches du service gestionnaire constatant le fait générateur au comptable teneur de compte, d’identifier les points de risques nécessitant des mesures de sécurisation.
Il convient de définir les éléments organisationnels attendus : qui fait quoi dans l’organisation (titulaire, suppléant), les délégations de signature, l’habilitation informatique.
Nomination d’un référent, chargé d’adapter le support, de sensibiliser les gestionnaires, de diffuser et accompagner le support, de définir un calendrier d’élaboration, de s’assurer de l’actualisation régulière du document.
L’organigramme doit refléter à tout moment la réalité organisationnelle.
Deuxième étape : le plan d’action
L’identification des risques, à hiérarchiser, est à la base de sa construction. L’analyse repose sur la probabilité et l’impact.
Il faut rassembler des éléments objectifs : rejets Trésorerie générale (TG), réclamations diverses, contentieux, rapports d’audit, erreurs constatées par les gestionnaires. Les risques perçus ne doivent pas être censurés : la connaissance d’un processus peut lui permettre d’identifier un risque.
Le suivi du plan d’action doit être prévu : identifier un responsable de l’action et un calendrier.
Les actions doivent être hiérarchisées :
mesure renforcée : contrôle a priori sur tous les dossiers, documentation, traçabilité des acteurs
mesure allégée : contrôle a posteriori sur un échantillon de dossiers
mesure d’anticipation : contrôle systématique sur des dossiers sensibles.
Il faut tenir compte des contraintes du service : bilan coût / avantage.
Actions de maîtrise :
• organisation des procédures et des tâches, des points de contrôle
• documentation : fournir aux opérationnels des guides de procédure décrivant les tâches à exécuter
• veiller à la traçabilité des opérations comptables : archivage, sauvegarde...
Les questions à se poser :
• la correction du point de faiblesse est-elle urgente ?
• de quels moyens dispose le service pour mener à bien cette action ?
• les mesures sont-elles pertinentes et de nature à corriger les risques ?
• est-il possible d’envisager des étapes intermédiaires ?
• quel agent est le mieux à même de réaliser cette action ?
• quel suivi de la mise en place du dispositif puis-je réaliser ?
Le CIC permet de rationaliser son organisation : il oblige à approfondir la connaissance des modalités de travail et à les améliorer en conséquence.
Sa mise en oeuvre :
sensibilisation des gestionnaires
élaboration d’un organigramme fonctionnel
élaboration d’un plan d’action en associant les agents
Déploiement du contrôle interne dans les universités- Kit ACIDUES :
* Guide d’utilisation
* Fiches de procédure
o Paye
o Conclusion d’un contrat de recherche
* Outil
* Ateliers contrats de recherche
o 18 décembre 2008
o 16 janvier 2009
o 13 février 2009
* Ateliers rémunérations
o 5 décembre 2008
o 19 décembre 2008
o 16 janvier 2009
Boucle d’amélioration : Première boucle d’amélioration (2008/2009) - Vous trouverez dans cette rubrique une liste des contrôles à mettre en oeuvre pour la gestion des rémunérations des enseignants d’une part, et d’autre part une série de préconisations sur l’organisation des contrôles pour la gestion des déplacements temporaires
Pour en savoir plus :
Intranet de la DAF - Rubrique CIC
Thématiques.modernisation.gouv.fr : Chantiers / Le contrôle interne comptable
Troisième rapport sur le contrôle interne comptable de l’Etat
Le contrôle interne comptable en EPLE
Documents joints
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Le CIC à Paris 7 - Objectif établissement, n° 28, été 2007 (PDF - 131.3 ko)
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Ce plan annuel est axé notamment sur trois points :
la poursuite des actions engagées pour développer le contrôle interne au sein des
universités et établissements d’enseignement supérieur ;
l’approfondissement des efforts en faveur d’une réconciliation des dettes et créances
réciproques Etat/ opérateurs ;
le suivi par le MESR des travaux de recensement du parc immobilier et la
mobilisation en vue d’accompagner le chantier de bascule du STGPE (serveur du Tableau Général des Propriétés de l’Etat) vers CHORUS pour
les opérateurs.En annexe 2, bilan du déploiement du CIC dans les établissements.
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Le plan d’action présenté dans ce document présente trois caractéristiques qui le distinguent des précédents :
il est centré sur les programmes de l’enseignement scolaire : à la demande de la Cour, un
plan d’action dédié a été élaboré pour l’enseignement supérieur et la recherche ;
il est pluriannuel, couvrant 2009/2010 et 2011 conformément à la demande de la Cour ;
il est marqué par la réorganisation profonde des processus, déjà engagée pour trois
programmes (140, 141 et 230 gérés dans CHORUS depuis le 1er juillet 2009) et à réaliser pour
les autres programmes (soutien et enseignement privé ) qui passent dans CHORUS le 1er
janvier 2010.En annexe 1, bilan du déploiement du CIC par processus : gestion des rémunérations dans l’enseignement EPP (processus géré en rectorats uniquement) ; gestion des déplacements temporaires ; gestion des rémunérations dans AGAPE (personnels enseignants du premier degré public) ; gestion des rémunérations dans AGORA (ATOSS et ITRF à gestion déconcentrée) ; gestion de l’action sociale ; gestion du chômage ; gestion des examens et concours ; gestion des marchés ; gestion du parc immobilier ; gestion des subventions ; gestion du forfait d’externat ; gestion des rémunérations des enseignants du privé.
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